Assemblée générale, avant-première, conférences… Nombreux sont les événements VIP dans la vie d’une entreprise.
L’accueil que vous réservez à vos invités est primordial : c’est la première image qu’ils auront de votre événement.
Voici quelques clés pour réussir l’accueil de vos évènements VIP, afin qu’ils soient la vitrine de votre image de marque et qu’ils servent au mieux vos objectifs.
Lorsque vous organisez un événement VIP, les standards d’exigence sont encore plus élevés que d’ordinaire. Il est essentiel de maitriser les codes bien particuliers auxquels s’attend ce type de public. En effet, la cible VIP est souvent bien différente, habituée à de nombreuses attentions.
- Préparez un accueil personnalisé
Le premier contact est décisif dans l’image que vous donnez à vos invités. L’accueil est donc stratégique pour la suite de votre événement. Lorsque vous recevez une cible VIP, prévoyez un accueil personnalisé.
Les VIP sont habitués à se sentir privilégiés et surtout reconnus. Préparez des trombinoscopes pour votre équipe d’hôtes et d’hôtesses, afin qu’ils apprennent les visages de vos invités et les accueillent en les appelant par leur nom.
Assurez également un accueil plus fluide que la moyenne, les VIP n’aiment pas faire la queue. Prévoyez plus de personnes que d’habitude.
- Prévoyez un vestiaire irréprochable et sécurisé
La qualité de votre prise en charge vestiaire fait partie intégrante de la réussite de votre événement et de sa phase d’accueil. Le nombre de participants ainsi que la saison définira la place dont vous aurez besoin.
Pour un accueil VIP, prévoyez plus de personnes que d’ordinaire afin de limiter voire supprimer complètement l’attente pour déposer ses effets personnels. Pour faire la différence, l’endroit dans lequel vous stockez les affaires de vos invités VIP doit être propre et surtout sécurisé. Vos invités doivent sentir que vous prenez autant soin d’eux que de leurs effets.
- Organisez un service de voiturier
Afin de terminer sur une note positive, vous pouvez prévoir un service de voiturier. Les participants à votre événement apprécieront particulièrement de pouvoir compter sur une personne pour garer leur voiture à leur arrivée mais surtout pour la leur ramener devant la porte à leur départ. Vous pouvez également proposer d’appeler des taxis pour ceux qui le souhaitent.
- Pensez aux services de sécurité
Selon le type de VIP que vous accueillez, vous pouvez avoir besoin d’un service de sécurité plus ou moins important. En effet, certaines personnalités peuvent constituer un public sensible, qu’il conviendra de protéger de toute nuisance extérieure (paparazzi, fans…) Prévoyez une équipe de sécurité suffisante pour décourager les fauteurs de trouble.
En conclusion, la gestion de votre accueil VIP est cruciale dans la réussite de votre événement. Ce type de public a pour habitude de se voir chouchouté et privilégié. Pour cela, nous vous conseillons de vous entourer des bonnes personnes, de professionnels compétents, fiables et à l’écoute. Notre agence, spécialisée dans l’accueil événementiel premium, peut vous accompagner dans l’organisation de votre événement VIP. Nous sommes à votre disposition pour étudier vos besoins, apporter des réponses à toutes vos questions et mettre à votre disposition le personnel le plus compétent ainsi que le matériel adéquat.
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