Conférences, forums, colloques, conventions, séminaires… Les conseils clés pour réussir l’organisation d’un événement corporate.
Un tel projet nécessite un véritable investissement financier et humain, de plus il véhicule l’image de marque de votre société. L’enjeu est donc de taille. Nous vous proposons 5 règles d’or pour réussir au mieux l’accueil de vos évènements, afin qu’ils soient source de profits pour votre entreprise.
Pour réussir votre événement, il faut non seulement que tout se déroule bien, mais que tous les participants en gardent un excellent souvenir et en parlent. Il est donc essentiel de prêter une attention toute particulière à l’accueil : les participants, comme les visiteurs doivent être parfaitement bien accueillis, c’est la première impression qu’ils auront de votre événement.
- Soignez l’accueil des participants
Le tout premier contact avec vos invités est primordial, un accueil de qualité permet aux participants d’être dans un état d’esprit positif pour la suite de votre événement. Pour cela, ils doivent se sentir privilégies et ne doivent pas attendre trop longtemps à l’entrée. Il est donc important de prévoir assez d’hôtesses/hôtes pour assurer un accueil personnalisé et fluide, Afin de déterminer le nombre de personnes nécessaires, il vous faut connaitre le nombre de participants ainsi que le temps qui sera consacré à l’accueil.
2. Remettez des badges / documents / goodies
Le jour J, remettez des badges nominatifs aux personnes à l’accueil. Cela permet de savoir qui est qui et donc de faciliter la communication et la prise de contact. Il est important de mettre les gens à l’aise (café, documents, programmes, …). Prévoyez la distribution du programme, il peut être accompagné de quelques goodies (des objets ludiques et marquants qu’ils garderont).
3. Prévoyez un vestiaire bien organisé
Le vestiaire est un élément stratégique pour l’accueil de votre événement. Prévoyez plus ou moins de place selon la saison, en hiver vous aurez besoin d’un espace plus important pour loger les vêtements. De plus, ne négligez pas le nombre de personnes nécessaires à la gestion du vestiaire, qui peut être un lieu d’engorgement assez désagréable pour vos invités qui patientent avec leurs effets à la main.
4. Organisez l’animation de vos activités et ateliers
Animez votre événement tout au long de la journée : un/e animateur/e avec un micro, des jeux, des ateliers… Par exemple : se faire prendre en photo devant des éléments relatifs à votre événement ou à votre société ou encore des activités de team building créatives et invitant vos invités à se dépasser.
5. Pensez au passage de micro
Vous souhaiterez sans doute organiser des prises de parole durant votre événement. Lors d’une soirée de fin d’année, les dirigeants de votre entreprise pourront notamment annoncer les résultats de l’année passée ainsi que les objectifs pour l’année à venir. Afin de permettre à vos participants de s’exprimer il est important de leur mettre à disposition des micros. Cela implique l’organisation du passage de ces micros, de la manière la plus fluide possible, grâce à des hôtesses/hôtes dédiés.
En conclusion, la gestion des participants à un événement est crucial dans la réussite de votre événement. Quel que soit sa nature, le lieu ou bien la taille, il est avant tout très important de privilégier le confort de ses invités. D’une manière générale, entourez-vous des bonnes personnes, de professionnels compétents, fiables et à l’écoute pour être sûr de réussir votre événement. Notre agence, spécialisée dans l’accueil événementiel premium, peut vous accompagner dans l’organisation de votre événement. Nous sommes à votre disposition pour étudier vos besoins, apporter des réponses à toutes vos questions et mettre à votre disposition le personnel le plus compétent ainsi que le matériel adéquat.
